Extracto de las Normas generales de utilización de los recursos y sistemas de información del Ayuntamiento de Alicante, en relación a la destrucción de soportes electrónicos:
Destrucción de soportes
Después de un uso repetido,las cartuchos pierden la capacidad de almacenar datos, por lo que se deberá proceder a su destrucción. En cumplimiento del artículo 92 de LOPD, tanto el usuario como el responsable del fichero deben asegurarse de su no reutilización:
Artículo 92. Gestión de soportes y documentos.
1. Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y solo deberán ser accesibles por el personal autorizado para ello en el documento de seguridad. Se exceptúan estas obligaciones cuando las características físicas del soporte imposibiliten su cumplimiento, quedando constancia motivada de ello en el documento de seguridad.
2. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, incluidos los comprendidos y/o anejos a un correo electrónico, fuera de los locales bajo el control del responsable del fichero o tratamiento deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad.
3. En el traslado de la documentación se adoptarán las medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte.
4. Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.
5. La identificación de los soportes que contengan datos de carácter personal que la organización considerase especialmente sensibles se podrá realizar utilizando sistemas de etiquetado comprensibles y con significado que permitan a los usuarios con acceso autorizado a los citados soportes y documentos identificar su contenido, y que dificulten la identificación para el resto de personas.
Asimismo deberán notificar esa destrucción internamente para que conste su baja en la inscripción efectuada en el inventario.
Los soportes podrán ser destruidos, o bien formateados garantizando siempre su no recuperación. En caso de que se encargue la destrucción a una tercera empresa ajena al Ayuntamiento de Alicante, deberá estar establecida por contrato tanto una cláusula de confidencialidad como que las medias de destrucción son las adecuadas (normalmente la empresa certifica por escrito la destrucción).
