Extracte de les normes generals d'utilització dels recursos i sistemes d'informació de l'Ajuntament d'Alacant, en relació a la destrucció de suports electrònics:
Destrucció de suports
Després d'un ús repetit, els cartutxos perden la capacitat d'emmagatzemar dades, per la qual cosa se n'haurà de procedir a la destrucció. En compliment de l'article 92 de LOPD, tant l'usuari com el responsable del fitxer han d'assegurar-se de la seua no reutilització:
Article 92. Gestió de suports i documents.
1. Els suports i documents que continguen dades de caràcter personal hauran de permetre identificar el tipus d'informació que contenen, ser inventariats i només hauran de ser accessibles al personal autoritzat en el document de seguretat. S'exceptuen aquestes obligacions quan les característiques físiques del suport n'impossibiliten el compliment, quedant-ne constància motivada en el document de seguretat.
2. L'eixida de suports i documents que continguen dades de caràcter personal, inclosos els compresos i/o annexos a un correu electrònic, fora dels locals sota el control del responsable del fitxer o tractament haurà de ser autoritzada pel responsable del fitxer o trobar-se correctament autoritzada en el document de seguretat.
3. En el trasllat de la documentació s'adoptaran les mesures dirigides a evitar-ne la sostracció, la pèrdua o l'accés indegut a la informació durant el seu transport.
4. Sempre que vaja a rebutjar-se qualsevol document o suport que continga dades de caràcter personal haurà de procedir-se a la seua destrucció o esborrament, mitjançant l'adopció de mesures dirigides a evitar l'accés a la informació continguda en aquest o la seua recuperació posterior.
5. La identificació dels suports que continguen dades de caràcter personal que l'organització considerara especialment sensibles es podrà realitzar utilitzant sistemes d'etiquetatge comprensibles i amb significat que permeten als usuaris amb accés autoritzat als esmentats suports i documents identificar-ne el contingut, i que dificulten la identificació per a la resta de persones.
Així mateix, hauran de notificar aquesta destrucció internament perquè conste la seua baixa en la inscripció efectuada en l'inventari.
Els suports podran ser destruïts, o bé formatats garantint-ne sempre la no recuperació. En el cas que se n'encarregue la destrucció a una tercera empresa aliena a l'Ajuntament d'Alacant, haurà d'estar establida per contracte tant una clàusula de confidencialitat com que les mesures de destrucció són les adequades (normalment l'empresa en certifica per escrit la destrucció).
